Definition der Organizational Breakdown Structure (OBS)
Die Organizational Breakdown Structure (OBS), auf Deutsch auch als Organisationsstrukturplan bezeichnet, ist ein zentrales Element im Projektmanagement, das die organisatorische Struktur eines Projekts visualisiert und beschreibt. Sie dient dazu, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten innerhalb eines Projektes klar zu definieren und den verschiedenen Organisationseinheiten oder Teammitgliedern zuzuordnen. Im Wesentlichen stellt die OBS eine hierarchische Darstellung dar, die zeigt, welche Abteilungen, Teams oder Personen für bestimmte Teile eines Projekts verantwortlich sind.
Ziel und Funktion der Organizational Breakdown Structure
Das Hauptziel der Organizational Breakdown Structure ist es, eine transparente und nachvollziehbare Struktur innerhalb eines Projektes zu schaffen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Rollen und Aufgaben kennen und effektiv zusammenarbeiten können. Die OBS trägt dazu bei, die Kommunikationswege innerhalb eines Projektes zu optimieren, Missverständnisse zu reduzieren und die Verantwortlichkeiten klar zu definieren. Sie ist ein entscheidendes Werkzeug, um sicherzustellen, dass Ressourcen effizient eingesetzt und die Projektziele termingerecht erreicht werden.
Aufbau und Struktur der OBS
Eine OBS gliedert die Projektorganisation in verschiedene Ebenen und Kategorien. Jede Ebene repräsentiert eine spezifische organisatorische Einheit, die an der Umsetzung des Projektes beteiligt ist. Die Struktur beginnt typischerweise auf der höchsten Ebene mit dem gesamten Projektteam oder der Gesamtorganisation und verzweigt sich dann in spezifischere Unterteilungen, wie zum Beispiel Abteilungen, Teams oder einzelne Mitarbeitende.
- Oberste Ebene: Diese Ebene umfasst das gesamte Projekt oder die übergeordnete Organisation, die das Projekt durchführt.
- Mittlere Ebenen: Auf diesen Ebenen werden größere organisatorische Einheiten, wie Abteilungen oder große Projektteams, abgebildet. Hier werden auch die Hauptverantwortlichen für einzelne Projektbereiche definiert.
- Untere Ebenen: Diese Ebenen zeigen detaillierte organisatorische Einheiten, die bestimmte Aufgaben oder Aktivitäten im Rahmen des Projekts durchführen, wie z.B. einzelne Teams oder Mitarbeitende.
Die Strukturierung in Ebenen ermöglicht es, die Verantwortlichkeiten auf jeder Ebene klar zu definieren und somit sicherzustellen, dass die Projektziele effizient und effektiv verfolgt werden.
Nutzen der Organizational Breakdown Structure
Die Verwendung einer OBS bietet zahlreiche Vorteile:
- Transparenz und Klarheit: Die OBS sorgt für eine klare Darstellung der Zuständigkeiten innerhalb eines Projekts, was Verwirrungen und Missverständnisse minimiert.
- Effiziente Ressourcenzuweisung: Durch die Darstellung der organisatorischen Strukturen und Verantwortlichkeiten können Ressourcen gezielt und effizient zugewiesen werden.
- Verbesserte Kommunikation: Eine klare Struktur erleichtert die Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten und stellt sicher, dass Informationen schnell und präzise weitergegeben werden.
- Unterstützung bei der Risikoverwaltung: Durch die klare Darstellung der Zuständigkeiten können potenzielle Risiken frühzeitig erkannt und adressiert werden.
- Erhöhte Kontrolle und Überwachung: Die OBS unterstützt das Projektmanagement dabei, die Kontrolle und Überwachung des Projektes zu verbessern, indem sie die Verantwortlichkeiten klar darstellt und so eine Grundlage für das Monitoring und die Berichterstattung bietet.
Anwendung der OBS im Projektmanagement
Die OBS wird in unterschiedlichen Phasen des Projektmanagements eingesetzt. In der Planungsphase dient sie zur Identifikation und Zuordnung von Ressourcen, indem sie aufzeigt, welche Einheiten oder Personen für die Durchführung bestimmter Aufgaben verantwortlich sind. Während der Umsetzungsphase hilft die OBS, den Fortschritt zu überwachen, die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu verbessern und sicherzustellen, dass die Aufgaben gemäß den Projektzielen durchgeführt werden.
Die OBS ist besonders nützlich in großen, komplexen Projekten, wo eine Vielzahl von Beteiligten und Organisationseinheiten involviert ist. Durch ihre hierarchische Struktur ermöglicht sie eine übersichtliche Darstellung aller Beteiligten und ihrer jeweiligen Aufgaben, was insbesondere bei der Koordination und Zusammenarbeit von Teams von entscheidender Bedeutung ist.
Unterschiede zwischen OBS und anderen Projektmanagement-Tools
Obwohl die OBS oft in Verbindung mit anderen Projektmanagement-Tools wie der Work Breakdown Structure (WBS) oder dem Projektstrukturplan (PSP) verwendet wird, gibt es einige wesentliche Unterschiede:
Work Breakdown Structure (WBS)
Die WBS fokussiert sich auf die Aufteilung des Projekts in konkrete Arbeitspakete oder Aufgaben, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind. Sie zeigt an, welche Arbeitsschritte notwendig sind und wie diese in einer logischen Abfolge durchgeführt werden. Die OBS hingegen konzentriert sich auf die Zuweisung dieser Aufgaben zu den jeweiligen organisatorischen Einheiten.
Projektstrukturplan (PSP)
Der Projektstrukturplan ist ein grafisches Hilfsmittel, das das gesamte Projekt in einzelne Teilprojekte oder Arbeitspakete unterteilt, ähnlich der WBS. Der Unterschied zur OBS besteht darin, dass der PSP die Projektaufgaben strukturiert, während die OBS die Verantwortung und Zuständigkeiten innerhalb der Organisation darstellt.
Fazit
Die Organizational Breakdown Structure (OBS) ist ein unverzichtbares Werkzeug im Projektmanagement, das hilft, Verantwortlichkeiten klar zu definieren, Ressourcen effizient zu nutzen und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten zu verbessern. Durch die hierarchische Darstellung der Organisationsstruktur wird eine transparente Projektabwicklung ermöglicht, die eine effektive Kontrolle, Überwachung und Risikomanagement unterstützt. Die OBS stellt somit sicher, dass alle Beteiligten ihre Rollen verstehen und die Projektziele termingerecht erreicht werden.