Datenmanagementplan (DMP)

Einführung

Ein Datenmanagementplan (DMP) ist ein essenzielles Dokument innerhalb eines Projekts, das festlegt, wie Daten über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg gehandhabt, gespeichert und archiviert werden. Der DMP dient als Leitfaden für die systematische und strukturierte Datenverwaltung und gewährleistet die Integrität, Verfügbarkeit und Sicherheit der Projektinformationen. Besonders im Kontext von Building Information Modeling (BIM) spielt ein gut durchdachter DMP eine zentrale Rolle, da hier große Mengen an Daten generiert und zwischen verschiedenen Akteuren ausgetauscht werden.

Aufbau und Inhalte eines Datenmanagementplans

Ein Datenmanagementplan besteht typischerweise aus mehreren zentralen Komponenten:

• Datenarten und -quellen: In diesem Abschnitt wird beschrieben, welche Arten von Daten im Projekt anfallen, wie zum Beispiel geometrische Daten, alphanumerische Informationen oder Dokumentationen. Zudem wird festgelegt, welche Quellen zur Datengewinnung genutzt werden, beispielsweise Vermessungen, Bestandsdaten oder externe Datenbanken.
• Datenformate und Standards: Hier werden die Formate definiert, in denen die Daten vorliegen sollen, sowie die anzuwendenden Standards. Im BIM-Kontext sind dies oft offene Formate wie IFC (Industry Foundation Classes) und spezifische Normen wie ISO 19650. Die Verwendung einheitlicher Datenformate erleichtert die Interoperabilität zwischen verschiedenen Softwarelösungen und Beteiligten.
• Datenverwaltung und -speicherung: Dieser Abschnitt behandelt die Methoden und Systeme, die zur Speicherung der Daten verwendet werden. Es wird festgelegt, ob und wie Cloud-Speicher, lokale Server oder hybride Lösungen genutzt werden. Auch die Zugriffsrechte und Rollenverteilung werden hier spezifiziert, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten haben.
• Datenqualität und -validierung: Um die Qualität der Daten sicherzustellen, werden in diesem Teil des DMPs Mechanismen und Prozesse zur Validierung der Daten beschrieben. Hierzu gehören Prüfverfahren, die sicherstellen, dass die Daten korrekt, vollständig und konsistent sind. Besonders in BIM-Projekten ist eine kontinuierliche Validierung entscheidend, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Datensicherung und Archivierung: Der DMP legt auch fest, wie und wann Backups erstellt werden, um Datenverluste zu verhindern. Zudem wird definiert, wie Daten archiviert werden, nachdem sie nicht mehr aktiv im Projekt benötigt werden. Dies umfasst auch die Festlegung der Aufbewahrungsfristen und die Wahl geeigneter Archivierungstechnologien.
• Datenzugriff und -sicherheit: Um den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten, werden im DMP Sicherheitsmaßnahmen beschrieben, wie etwa Verschlüsselung, Firewalls und regelmäßige Sicherheitsupdates. Auch die Protokolle für den Datenzugriff und die Verwaltung von Nutzungsrechten werden in diesem Abschnitt spezifiziert.
• Datenweitergabe und -nutzung: Dieser Teil des Plans beschreibt, wie und unter welchen Bedingungen Daten an Dritte weitergegeben werden dürfen. Es wird festgelegt, ob und wie Daten beispielsweise mit Subunternehmern, Behörden oder externen Beratern geteilt werden. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben spielt hierbei eine wesentliche Rolle.
• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten: Der DMP benennt die Personen oder Teams, die für die Verwaltung und Pflege der Daten verantwortlich sind. Dies umfasst die Definition der Rollen im Projektteam sowie die Zuordnung spezifischer Aufgaben im Datenmanagement.

Bedeutung und Vorteile eines Datenmanagementplans

Ein gut strukturierter DMP bietet zahlreiche Vorteile für die Projektabwicklung:

• Sicherstellung der Datenqualität: Durch klare Vorgaben zur Datenvalidierung und -prüfung wird die Konsistenz und Korrektheit der Daten sichergestellt, was die Grundlage für fundierte Entscheidungen bildet.
• Effiziente Zusammenarbeit: Ein DMP fördert die Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten, da alle Akteure auf die gleichen, standardisierten Daten zugreifen. Dies reduziert Missverständnisse und Fehler, die durch inkonsistente oder unvollständige Daten entstehen können.
• Schutz sensibler Daten: Der DMP legt fest, wie vertrauliche Informationen geschützt werden, wodurch das Risiko von Datenverlusten oder unerlaubtem Zugriff minimiert wird.
• Optimierung der Ressourcen: Durch eine effiziente Datenverwaltung werden Ressourcen wie Zeit und Kosten gespart, da redundante Arbeiten vermieden und Prozesse automatisiert werden können.
• Nachhaltigkeit und Langfristigkeit: Die Archivierung von Daten und die Festlegung von Aufbewahrungsfristen tragen dazu bei, dass wichtige Informationen auch nach Projektabschluss verfügbar bleiben, was insbesondere bei langfristigen Projekten oder für zukünftige Wartungsarbeiten relevant ist.

Herausforderungen bei der Implementierung eines Datenmanagementplans

Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch Herausforderungen bei der Erstellung und Umsetzung eines DMPs:

• Komplexität der Datenlandschaft: In BIM-Projekten entstehen große Datenmengen aus verschiedenen Quellen, die integriert und koordiniert werden müssen. Die Vielfalt der Datenformate und -standards kann zu Schwierigkeiten bei der Interoperabilität führen.
• Technologische Anforderungen: Die Umsetzung eines DMPs erfordert oft den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen und IT-Infrastrukturen, die sowohl kostspielig als auch technisch anspruchsvoll sein können.
• Schulung und Akzeptanz: Die erfolgreiche Implementierung eines DMPs setzt voraus, dass alle Beteiligten geschult werden und die Bedeutung eines strukturierten Datenmanagements erkennen. Widerstände gegenüber neuen Arbeitsweisen können den Erfolg eines DMPs beeinträchtigen.
• Rechtliche und regulatorische Vorgaben: Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und anderen rechtlichen Vorgaben erfordert eine sorgfältige Planung und ständige Überprüfung der Prozesse.

Fazit

Ein Datenmanagementplan ist ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Projektabwicklung, insbesondere im Bereich Building Information Modeling. Er bietet eine strukturierte Herangehensweise an die Verwaltung und Sicherung von Daten, die für den Erfolg eines Projekts von entscheidender Bedeutung sind. Durch die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten, Prozessen und Standards trägt ein DMP dazu bei, Projekte effizienter, sicherer und erfolgreicher durchzuführen.